|
СОДЕРЖАНИЕ |
Материалы курса "Пользователь
ПК по европейским стандартам (ECDL)" |
|
|
|
|
Модуль 5А,
Часть I |
|
|
|
|
|
Модуль 5А,
Часть II |
|
|
|
|
|
Модуль 5А,
Часть IV |
|
|
|
|
|
Модуль 5А,
Часть V |
|
|
|
|
|
Модуль 5А,
Часть VI |
|
|
|
|
|
Модуль 5Б,
Часть VII |
|
|
|
|
|
Модуль 5Б,
Часть VIII |
|
|
|
|
|
Модуль 5Б,
Часть IX |
|
|
|
|
|
Модуль 5Б,
Часть X |
ЗАПУСК СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
Чтобы запустить Microsoft Access 97, следует
щелкнуть по кнопке Пуск на панели задач. Из выпавшего меню выбираем опцию Программы, а затем – опцию Microsoft Access.
|
Запустите программу Microsoft Access 97: 1. Щелкните по кнопке ПУСК, а затем переместите указатель мыши на пункт Программы. 2. Из выведенного списка выберите Microsoft Access и щелкните левой клавишей
мыши – программа будет запущена. После запуска программы Вы увидите следующее
диалоговое окно: |
|
3. В диалоговом окне Microsoft Access выделите опцию Открыть базу данных. Будет
подсвечена опция Другие файлы. Если
щелкнуть по кнопке ОК, будет
выведено диалоговое окно Открытие файла
базы данных, позволяющее перейти к папке, в которой находится
интересующая Вас база данных. 4. Если при
инсталляции Вы установили файл с примером (база данных условной торговой
компании "Северный Ветер", которая поставляется вместе с программой
Microsoft Access 97), то в разделе Открыть базу данных будет виден путь к
этой базе данных (С:\ Program Files \
Microsoft Office \ Office\ Examples \ Northwind). Вы можете щелкнуть по
этой строке и запустить учебную базу данных. |
Новую базу данных можно также создать при помощи
команды Создать базу данных... из
меню Файл, а открыть существующую
базу данных – при помощи команды Открыть
базу данных... из меню Файл. Однако проще всего щелкнуть по одной из
кнопок, которые находятся на панели инструментов:
|
|
Создать базу данных |
|
|
Открыть базу данных |
Окно базы
данных содержит шесть закладок: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули.
Если Вы завершаете работу над текущей базой данных и
не хотите работать над другой базой данных, выберите опцию Выход из меню Файл. База данных будет закрыта, завершится также и работа программы Microsoft Access 97. Если Вы
завершаете работу над текущей базой данных, но имеете намерение поработать над
другой базой данных, выберите опцию Закрыть
из меню Файл.
|
Закройте базу данных и завершите работу с Microsoft Access 97: 1. Щелкните по кнопке (Сохранить) на панели инструментов,
чтобы сохранить внесенные изменения. 2. Вызовите команду Закрыть из
меню Файл. База
данных будет закрыта, а экран Microsoft Access 97 изменится. Обратите
внимание, что меню Файл также изменилось и содержит меньше опций для выбора. 3. Вызовите опцию Выход из
меню Файл. Программа Microsoft
Access 97 закрыта. |
Программа Microsoft Access 97 имеет более 20
шаблонов, которые можно использовать при проектировании базы данных. Если Вы только
начинаете работу с программой Microsoft Access 97, выберите в нижеуказанном
диалоговом окне опцию Запуск мастера.
|
Разберем
пример создания базы данных Библиотека при
помощи Мастера: 1. Если программа Microsoft Access 97 уже загружена, выберите команду Создать базу данных из меню Файл. 2. В окне Создание выберите
закладку Базы данных. Будет
выведено нижеследующее диалоговое окно: |
|
3. Откройте шаблон Библиотека, щелкнув
по соответствующей пиктограмме. 4. Щелкните по кнопке ОК. Программа Microsoft Access 97 высветит диалоговое окно Файл новой базы данных и подскажет
имя, которое можно присвоить файлу. |
|
5. Щелкните по кнопке Создать.
Будет высвечена информация, описывающая создаваемое приложение. Вы можете
завершить работу Мастера, щелкнув
по кнопке Отмена, или перейти к
следующему окну. 6. Щелкните по кнопке Далее. Будет высвечено диалоговое окно, при помощи
которого Вы можете настроить приложение в соответствии со своими
потребностями. 7. Выделите опцию Да, включить
образцы данных. Мастер создаст базу данных с небольшим количеством
данных, чтобы можно было увидеть, как работает прикладная программа. 8. Щелкните по кнопке Далее. В
следующем окне будут выведены стили оформления экрана для базы данных. |
|
9.
Выберите, например, стиль Глобус, щелкнув по его имени. 10. Щелкните по кнопке Далее.
Будет выведено окно со стилями оформления отчетов. 11. Выберите стиль Строгий и
щелкните по кнопке Далее. В следующем
окне Вы можете ввести имя базы данных, которое будет отображаться в заголовке
окна, когда база данных открыта. К отчетам можете добавить
рисунок, установив флажок в поле Добавить
рисунок... 12. После ввода имени базы данных щелкните
по кнопке Далее. В последнем окне
Вы определяете, нужно ли запустить базу данных сразу же после создания. Выделите опцию Запустить базу данных. 13. Щелкните по кнопке Готово.
Будет создана и запущена база данных, имеющая
следующее главное меню. |
|
14. Ознакомьтесь с созданной
базой данных, а затем закройте ее. |
|
Создайте
новую пустую базу данных с именем Больница: 1. После запуска
программы Microsoft Access 97 выберите в начальном диалоговом окне опцию Новая база данных и переходите к
пункту 4. |
|
2.
Если Вы решили создать
базу данных, когда программа Microsoft Access уже открыта, выберите из меню Файл команду Создать базу данных... 3.
В диалоговом окне Создание на закладке Общие
выделите пиктограмму Новая база данных. 4.
Щелкните по кнопке ОК. Будет выведено следующее
диалоговое окно: |
|
5.
В поле Имя файла диалогового окна Файл новой базы данных введите имя базы
данных: Больница. 6.
Чтобы создать базу данных,
щелкните по кнопке Создать. Будет
создана пустая база данных и открыто
ее окно. 7.
Чтобы увеличить окно, щелкните
по кнопке |
СОЗДАНИЕ
ТАБЛИЦЫ
Данные в программе Access хранятся в таблицах. На следующей иллюстрации представлена таблица, содержащая информацию о пациентах.
Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, надо выделить ее имя в окне базы данных и
щелкнуть по кнопке Конструктор, а для переключения из режима
конструирования в режим ввода и модификации данных используется команда Режим таблицы меню Вид, либо кнопка Вид на
панели инструментов. Открыть таблицу для просмотра, добавления, удаления и
изменения данных можно двойным щелчком мыши по ее имени в окне базы данных либо
нажатием кнопки Открыть. Когда таблица открыта, мы можем
перейти в режим конструирования, щелкая по кнопке Вид на панели инструментов.
Ниже представлен внешний вид таблицы в режиме конструктора.
Ниже представлен вид таблицы в режиме ввода и модификации данных.
|
1. Создайте новую таблицу. В окне базы данных выберите закладку Таблицы. 2. Щелкните по кнопке Создать. |
|
3. В появившемся диалоговом окне Новая
таблица выделите опцию Конструктор,
а затем щелкните по кнопке ОК. |
Программа Access выводит пустое окно Таблица для определения полей в
таблице. Каждая строка в верхней части окна определяет одно поле таблицы. Надо ввести имя поля, тип поля, а также
(необязательно) его описание.
|
Имея
созданную таблицу, определим поля в таблице: 1. Определите первое поле в таблице. Имя поля может
состоять максимум из 64 знаков (в т.ч. пробелы), не должно содержать точек,
восклицательного знака и квадратных скобок. В первой строке столбца Имя поля введите имя первого поля «Код пациента». Нажимая на клавиатуре
компьютера клавишу |
|
2.
Из развернутого списка
выберите Счетчик в качестве типа
данных для поля Код пациента. Теперь при вводе каждой новой
записи о пациенте в этом поле буде автоматически генерироваться его
уникальный код. 3.
Определите второе поле в
таблице. Во второй строке введите Фамилия
как имя поля, затем выберите Текст
как тип данных. 4.
После выбора типа данных в
нижней части окна под заголовком Свойства
поля высвечиваются дополнительные свойства текущего поля, которые можно
задать применительно к собственным нуждам. 5.
В поле Размер поля окна Свойства поля введите: 50,
чтобы установить максимальную длину фамилии. Возможно, это число там уже
стоит, так как программа Access высвечивает предопределенные значения свойств
поля в зависимости от выбранного типа данных. 6. Задайте остальные поля таблицы в
соответствии со следующими данными: |
|
Имя поля |
Тип данных |
Размер или формат поля |
|
Код пациента |
Счетчик |
Длинное
целое |
|
Фамилия |
Текстовый |
50 |
|
Регистрационный
номер |
Числовой |
Длинное
целое |
|
Имя |
Текстовый |
50 |
|
Пол |
Текстовый |
3 |
|
Паспорт |
Текстовый |
10 |
|
Дата
рождения |
Дата/Время |
Длинный
формат даты |
|
Место
рождения |
Текстовый |
40 |
|
Адрес |
Текстовый |
100 |
|
Почтовый
индекс |
Текстовый |
10 |
|
Дата приема |
Дата/Время |
Длинный
формат даты |
|
Дата выписки |
Дата/Время |
Длинный формат
даты |
|
Направление
выписки |
Текстовый |
20 |
|
Отделение |
Текстовый |
50 |
Для задания формата данных следует щелкнуть мышью в правом конце строки Формат поля раздела Свойства
поля и из появившегося списка выбрать требуемый формат.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧЕВЫХ И
ИНДЕКСИРОВАННЫХ ПОЛЕЙ
Обычно любая таблица в программе Access имеет ключевое поле. Чтобы определить ключевое поле, следует открыть таблицу в режиме Конструктор, затем
щелкнуть по маркеру с левой стороны от имени поля, которое мы выбрали в качестве
ключа.
|
В таблице Пациенты определите
поле Регистрационный
номер как ключевое: 1. Щелкните по маркеру определения поля Регистрационный номер. 2. Щелкните по кнопке |
Можно создать индексы, основанные на одном или
нескольких полях. В основном требуется индексировать поля, для которых часто
осуществляется поиск и сортировка, или поля, связанные с полями из других таблиц.
|
Создайте
составной индекс для полей Фамилия
и Имя: 1. Откройте таблицу в режиме конструктора и на панели
инструментов нажмите кнопку Индексы
2. В появившемся диалоговом окне Индексы:
Пациенты в пустой строке поля Индекс
введите какое-либо подходящее имя индекса (например, «ФИО»). 3. Щелкните мышью в правой части поля Имя поля, нажмите стрелку и выберите поле Фамилия. 4. В следующей строке поля Имя
поля укажите второе индексируемое поле - Имя. (Для данной строки поле Индекс
оставьте пустым.) 5. Закройте окно Индексы. |
|
Последним
действием, которое Вы должны выполнить, является запись таблицы, структуру
которой Вы определили. 1. Из меню Файл выберите
команду Сохранить. 2. Закройте таблицу. |
А теперь выполните
самостоятельно следующее задание.
|
1. Щелкните по кнопке Открыть.
Откроется окно Пациенты: Таблица. |
|
Имя поля |
Тип данных |
Размер или формат поля |
|
Код
обследования |
Счетчик |
Длинное
целое |
|
Дата |
Дата/Время |
Краткий
формат дата |
|
Регистрационный
номер |
Числовой |
Длинное
целое |
|
РОЭ |
Числовой |
Длинное
целое |
|
Вес |
Числовой |
С плавающей
точкой (8 байт) |
|
Белок |
Текстовый |
50 |
|
Сахар |
Текстовый |
50 |
|
Лимфоциты |
Текстовый |
50 |
|
Эритроциты |
Текстовый |
50 |
|
Эпителий |
Текстовый |
50 |
|
Дополнительная
информация |
Поле Мемо |
|
|
2. Поле Код обследования определите как ключевое. 3. Создайте таблицу Отделения,
которая имеет следующие поля: |
|
Имя поля |
Тип данных |
Размер поля |
|
Номер
отделения |
Счетчик |
Длинное
целое |
|
Название |
Текст |
20 |
|
Код |
Текст |
20 |
|
4. Поле Номер отделения определите как ключевое.
Сравните
свой результат с правильным. |
ВВОД ДАННЫХ - ОПЕРАЦИИ С ЗАПИСЯМИ
Перемещаться между полями можно при помощи клавиши 
, а между записями - с помощью клавиш со стрелками. Однако иногда
более удобно использовать полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки.
Полоса вертикальной прокрутки появляется в тот момент, когда записи (строки) не
помещаются на экране. Полоса горизонтальной прокрутки находится внизу окна Таблица.
На строке с полосой горизонтальной прокрутки
отображается номер текущей записи, а также общее количество записей,
находящихся в таблице. При помощи кнопок перехода Вы можете перемещаться на
одну запись вперед и назад, а также перейти непосредственно к первой
или последней записи. Ввод новой записи следует начинать со щелчка по кнопке 
(Новая запись).
|
Добавьте
новые записи в таблицу Пациенты: 1. Щелкните по кнопке 2. Нажмите клавишу 3. Введите фамилию пациента. 4. Выберите команду Сохранить
запись из меню Записи.
Программа Access, возможно, выведет
сообщение, что требуется заполнить поле Регистрационный
номер. Поле Регистрационный номер
не может оставаться незаполненным, так как оно было определено ключевым. 5. Щелкните по кнопке ОК. 6. Нажмите клавишу 7. Введите данные. 8. Подобным же образом введите данные в остальные поля новой записи. 9. После
ввода данных в запись выберите команду Сохранить
запись из меню Записи. |
|
Введите
несколько записей в таблицу Пациенты,
освойте операции перемещения по базе данных: 1.
Установите курсор в первое поле первой строки. 2. Перейдите
в следующее поле. 3. Перейдите
к последней записи. 4. Перейдите
к предыдущей записи. 5. Перейдите
к первой записи. 6. Перейдите к следующей записи. |
Чтобы удалить запись,
следует выделить запись, используя маркер записи, затем нажать клавишу 
. Программа Access попросит подтвердить удаление
записи. Щелкнув в диалоговом окне по кнопке Да, мы удалим запись, по Нет
– отказываемся от удаления.
|
Удалите запись: 1. Щелкните по селектору записи, которую Вы хотите удалить. 2. Нажмите клавишу 3. Щелкните
по кнопке Да, чтобы подтвердить
удаление записи. |
Панель инструментов программы Access содержит две
кнопки, которые позволяют быстро сортировать записи в таблице в порядке
возрастания или убывания одного из полей:
|
|
—
Сортировать в порядке возрастания. |
|
|
—
Сортировать в порядке убывания. |
|
1. Данные в таблице Пациенты отсортируйте
в алфавитном порядке по полю Фамилия: а) щелкните по заголовку столбца Фамилия, б)
щелкните по кнопке 2. Данные в
таблице Пациенты отсортируйте в
порядке убывания даты рождения. |
Чтобы осуществить простой
поиск данных, содержащихся в конкретном поле, следует выделить это поле
щелчком по его заголовку, а затем вызвать команду Найти из меню Правка;
можно также щелкнуть по кнопке 
(Найти) на панели
инструментов. Будет выведено следующее диалоговое окно:
После ввода контекстной строки, а также установки
соответствующих опций щелкните по кнопке Найти,
чтобы начать поиск с начала таблицы, или по кнопке Найти далее, чтобы
начать поиск от текущей записи.
|
Найдите данные «Иванов» в таблице
Пациенты, просматривая всю таблицу: 1. Щелкните по кнопке 2. В диалоговом поле Образец
введите строку поиска: Сидоров. 3. Чтобы просматривать всю таблицу, следует убедиться, что отсутствует
отметка в поле выбора Только в текущем
поле. 4. Щелкните
по кнопке Найти. Посмотрите, что получилось. |
При вводе или изменении данных в таблице информация сохраняется
на диске автоматически при переходе к следующей записи. Если Вы вводите много
данных в одну запись, стоит через определенное время выполнять команду Сохранить из меню Файл с целью записи фрагмента данных, чтобы предохранить их от
потери (например, в случае выключения электрической энергии).
|
Закройте
таблицу Пациенты из Режима таблицы: 1. Выберите команду Сохранить как…
из меню Файл. 2.
Если Вы хотите завершить
работу с базой данных, выполните команду Выход
из меню Файл. |
Формы MS Access чаще всего используются для ввода данных
в таблицу (таблицы).
С целью создания новой формы на закладке Форма основного
окна базы данных выбираем кнопку Создать
или вызываем команду Форма из
меню Вставка.
После запуска форма будет иметь следующий вид (данные, видимые
в форме, берутся из первой записи таблицы Пациенты):
Перемещение между записями (пациентами) таблицы возможно при помощи
навигационных кнопок 
, размещенных в нижней части
формы. Добавление новой записи (пациента) осуществляется путем перехода к новой
записи (например, кнопкой 
) и ввода данных в
соответствующие поля.
Последовательный переход между полями, размещенными
на форме, реализуется с помощью клавиш 
или 
на клавиатуре. При этом очередность перехода определяется тем
хронологическим порядком, в котором поля помещались в форму при ее
конструировании.
В зависимости от действий, которые мы хотим
произвести над формой, мы имеем дело с тремя режимами, переключение между
которыми возможно с помощью меню Вид
или кнопки Вид, расположенной на
левом краю панели инструментов:
· Конструктор 
· Режим формы 
· Режим таблицы
|
Введите
данные очередного больного в таблицу Пациенты,
используя форму Ввод данных: 1.
Переключите форму Ввод данных в
режим формы. 2. Создайте
новую запись,
воспользовавшись кнопкой 3. Внесите в поля формы следующую информацию:
|
Чаще всего запросы служат для отображения, изменения
и анализа данных. Запрос можно также
использовать как источник записей для форм и отчетов.
Новый
запрос можно
создать при помощи кнопки Создать на
закладке Запросы или с помощью команды Запрос из меню Вставка. Первым окном, появляющимся при создании запроса, является
окно Новый запрос, в котором мы
выбираем способ создания запроса.
|
Посмотрите пример запроса. |
Модификация запроса, как и модификация
формы, осуществляется в режиме конструктора. Переключение в режим конструктора производится щелчком по кнопке 
на панели инструментов.
В
верхней части окна отображаются источники данных, а в нижней – поля, включенные
в запрос.
Условие
отбора вводится
в верхней части окна Построитель
выражений либо с помощью клавиатуры, с использованием клавиатурных символов
и операторов (например: +, -, *, /., и т.д.), либо выбором из списка в нижней
части окна подходящих встроенных функций, а также с помощью кнопок операторов.
Чтобы выбрать функцию, надо в
среднем или в правом окне дважды щелкнуть мышью по ее имени или выделить имя
функции и щелкнуть кнопку Вставить.
|
1. Создайте запрос, который выбирал бы следующие поля: Фамилия, Имя, Дата поступления, Дата
выписки из таблицы Пациенты,
задачей которого был бы поиск всех пациентов с фамилией “Иванов”. (Подсказка: в строке Условие отбора для поля Фамилия следует ввести выражение “Иванов”). 2. Создайте
запрос-выборку Выписанные пациенты, содержащий следующие поля: Фамилия, Имя, Дата поступления, Дата
выписки из таблицы Пациенты. Запрос
должен отбирать записи всех фактически выписанных пациентов, т.е. тех, дата
выписки которых меньше текущей даты. (Подсказка: в строке Условие
отбора для поля Дата выписки следует ввести выражение [Дата выписки]< Date ). |
В простых случаях, если нам не надо, скажем, производить вычисления на основе отобранных данных или осуществлять сложный перекрестный поиск, можно использовать средство, называемое фильтром отбора. Его назначение – выбирать из таблицы или запроса лишь те записи, которые удовлетворяют заданным требованиям. Фильтр отбора можно включить, вызвав команду Записи\Фильтр\Изменить фильтр и задав в поле таблицы шаблон (образец), которому должны соответствовать записи таблицы.
Затем
с помощью команды Применить фильтр
меню Фильтр можно отобрать те
записи, которые удовлетворяют критерию отбора.
|
С помощью фильтра отберите из
перечня больных пациентов-мужчин. 1. Откройте
таблицу Пациенты
в режиме таблицы. 2. Вызовите
команду Записи\Фильтр\Изменить фильтр. 3. В
поле Пол введите критерий отбора – «муж». 4. Вызовите
команду Фильтр\Применить фильтр. В
таблице отобразятся записи пациентов мужского пола. 5. Закройте
таблицу Пациенты без сохранения ее
новой структуры. Посмотрите
результат применения фильтра. |
Отчет используется с целью представления данных на
бумаге.
Создание отчета может быть ускорено при помощи Мастера отчетов. Для создания отчета
можно воспользоваться командой Отчет из
меню Вставка или кнопкой Создать на закладке Отчеты.
Отчет можно вывести на принтер при помощи команды Печать из меню Файл
или кнопки 
, находящейся на панели инструментов.
Ниже представлен отчет с именем Прием
в режиме конструктора:
Содержащаяся в отчете
информация может быть разделена на секции. В зависимости от вида секции
находящиеся в ней данные могут группироваться определенным образом либо
распечатываться на каждой странице отчета в виде колонтитулов.
В
режиме конструктора эти секции разделены плашками, например: секция с именем Заголовок отчета имеет следующий вид:
Каждая секция присутствует в отчете только один раз. Она может группировать записи, содержать итоговые результаты и выражения, базирующиеся на встроенных функциях.
Кроме данных, происходящих из таблиц или запросов,
создаваемый отчет может содержать рисунки, графики или иные объекты,
внедренные из других прикладных программ. Например, можно вставить рисунок,
созданный в программе Microsoft Paint, электронную таблицу из программы
Micrоsoft Eхcel, созданный в программе Microsoft Word документ.
Чтобы вставить рисунок надо щелкнуть по кнопке 
(Рисунок) на панели элементов, а затем с помощью мыши обвести то
место, куда должен быть рисунок помещен.
В появившемся окне Выбор рисунка следует выбрать подходящий файл на жестком диске.
Параметры отображения вставленного объекта
устанавливаются программой произвольно. Чтобы изменить свойства объекта,
следует щелкнуть правой клавишей мыши по объекту, а затем из контекстного меню
выбрать команду Свойства. Для того,
чтобы внедренный рисунок целиком помещался в отведенное под него место, для
параметра Установка размеров: надо
задать значение по размеру рамки.
Кроме того, отметьте себе, что вставленный объект Рисунок принимает произвольное имя (в
нашем случае Рисунок18). Имя
содержит тип объекта, а также очередной номер. В нашем
примере вставленный графический объект помещается в секцию Заголовок отчета.
Для удобства представления данных в отчете их можно группировать по различным признакам.
При этом создаются дополнительные секции для каждой группы данных. В эти секции
обычно помещаются данные, являющиеся общими для всех записей группы, т.е.
именно те признаки, по которым производится группировка.
|
1. Откройте отчет Прием в режиме конструктора. 2. Вызовите из меню Вид
команду Сортировка и группировка. 3. В окне Сортировка и группировка
в столбце Поле/выражение из списка
введите имя поля, по которому будет происходить группировка - Дата поступления. 4. В столбце Порядок сортировки
задайте значение По возрастанию. 5. Внизу окна в разделе Свойства
группы для параметра Заголовок
группы задайте значение Да. При
этом будет создана дополнительная секция группы. 6. Закройте окно Сортировка и
группировка. 7. В проекте отчета перетащите мышью поле Дата поступления из секции Область
данных в только что образованную секцию Заголовок группы «Дата поступления». 8. Проведите под полем Дата
поступления прямую линию, используя для этого специальный инструмент с
панели элементов и с помощью мыши установите требуемый размер секции Заголовок группы «Дата поступления». 9. Перейдите в режим Предварительного просмотра отчета (меню Вид). |